W Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych prowadzone są, w szczególności, następujące ewidencje, rejestry i archiwa:
- rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw
- rejestr skarg i wniosków
- archiwum zakładowe
- rejestr zarządzeń Dyrektora MJWPU
- rejestr aktów prawnych dotyczących zakresu działania Jednostki
Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum
- Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna udostępniana jest w celach służbowych pracownikom Jednostki, na żądanie organom kontrolnym oraz w celach naukowo – badawczych. Udostępniane SA całe teczki akt, a nie pojedyncze dokumenty wyjmowane z teczek.
- Udostępnianie akt do celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez osobę wypożyczającą akta, podpisaną przez kierownika komórki organizacyjnej z której akta pochodzą oraz wpisu osoby wypożyczającej akta do ewidencji udostępniania i wypożyczania akt.
- Udostepnianie akt do celów naukowo – badawczych odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673. ze zm.).
- Korzystanie z archiwum odbywa się w lokalu archiwum lub na terenie MJWPU. W miejscu wyjętych z regału akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać nazwisko wypożyczającego, sygnaturę wypożyczonych akt i datę ich udostępnienia.
- Korzystający z zasobów ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
- Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik prowadzący archiwum w ewidencji udostępniania i wypożyczania akt w obecności osoby zwracającej akta.
- Wystąpienie o udostępnienie akt znajdujących się w zasobach archiwum Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego następuje na pisemny wniosek komórki organizacyjnej, podpisany przez jej Kierownika i po uzyskaniu akceptacji Dyrektora MJWPU.
- W przypadku utraty materiałów archiwalnych przez wypożyczającego, Dyrektor MJWPU zobowiązany jest powiadomić właściwy organ ścigania.
